Обеспечение жизнедеятельности офиса: - Анализ потребностей для формирования планов закупки необходимых услуг, оборудования и материалов. - Участие в планировании бюджета АХО, контроль рационального использования средств. - Поиск поставщиков, анализ коммерческих предложений. - Согласование, заключение и сопровождение договоров с поставщиками и подрядчиками, контроль качества и сроков выполняемых работ и поставки товаров. - Контроль взаиморасчетов. - Претензионная работа. - Отчетность перед бухгалтерией (предоставление закрывающих документов). - Деловая переписка, делопроизводство и документооборот компании в полном объеме. - Формирование пакетов документов для работы с поставщиками, подрядчиками, госструктурами: составление, согласование, заверение, сканирование и пр. - Разработка процессов и регламентов для оптимизации работы отдела и взаимодействия с другими подразделениями учреждения. - Организация рабочего пространства сотрудников. - Организация своевременного обслуживания и ремонта оборудования и помещений. - Контроль за использованием средств связи. - Организация и контроль работы обслуживающего персонала (call-центр, менеджеры, монтажники). - Организация приема посетителей. - Работа с офисной оргтехникой (сканер, копир, факс, мини-АТС). - Различные поручения руководства. |